3.1 Pratique exemplaire : Rédaction de l’entente
Les faits
Une entente bien rédigée est essentielle pour assurer la réussite d’un partenariat. Lorsqu’une entente manque de clarté ou lorsqu’elle fait état d’une répartition non réaliste des rôles et des responsabilités, des problèmes peuvent survenir à tous les niveaux de la gestion et de l’exploitation du site.
Des ententes sont souvent créées sans que l’on possède l’expertise nécessaire ou une bonne compréhension des opérations d’exploitation. Dans certains cas, il n’existe même aucune entente entre les propriétaires et les exploitants ou des tiers, ce qui place les différents intéressés dans une situation de vulnérabilité en matière de responsabilité et d’instabilité. Il arrive également que l’on dispose d’une entente, mais que les partenaires ne la comprennent pas ou n’en respectent pas les modalités. Il est crucial d’établir une compréhension mutuelle dès le départ et d’intégrer des mécanismes d’examen et d’ajustement avec le temps.
Les partenariats évoluant inévitablement au fil du temps, les ententes doivent faire l’objet de révisions. Il est possible que les rôles envisagés initialement dans le cadre du partenariat ne soient plus adaptés au lieu, ou que l’état de la propriété change, par exemple, lorsqu’un groupe communautaire prend en charge les opérations d’exploitation afin de sauver un immeuble de la démolition. Le fait d’avoir une discussion formelle sur l’entente qui régit la relation fournit un contexte permettant d’explorer et de prendre en compte l’évolution des besoins.
Pratiques exemplaires :
Les partenariats sont uniques et varient en fonction des conditions spécifiques à chaque lieu et des caractéristiques de chaque partenaire impliqué. Pour cette raison, il est impossible de créer un modèle standard destiné aux ententes de partenariat sur les lieux historiques. Les ententes doivent être adaptées à ces circonstances uniques chaque fois qu’un nouveau partenariat voit le jour.
Les pratiques exemplaires générales mentionnées ci-dessous peuvent être appliquées par toutes les parties concernées. L’entente devrait également être rédigée en tenant compte des principes et des recommandations de la trousse d’outils.
01. Durée de l’entente
Les ententes de plus d’un an offrent davantage de sécurité au niveau de la planification stratégique et financière, alors que des périodes d’entente trop longues entre les renouvellements peuvent en limiter l’évolution et imposer des mécanismes désuets. Établissez un calendrier de renouvellement qui convient le mieux aux besoins de chaque partie et intégrez-le à l’entente.
02. Calendrier de négociation
Rédigez l’entente en collaboration, en vous appuyant sur une expertise appropriée et une juste représentation des personnes impliquées. La formulation de l’entente pourrait demander beaucoup de temps et il est vivement conseillé de prendre tout le temps nécessaire. Il est important de tenir compte de l’agenda des partenaires avec lesquels vous travaillez et de leur processus décisionnel au moment d’établir un calendrier de négociation. Un partenaire dont le processus décisionnel privilégie le consensus peut demander plus de temps que dans le cas d’une structure hiérarchique.
03. Niveau de détail
Inclure un énoncé qui reflète la vision commune des partenaires pour le lieu, car il guidera l’orientation de la planification à long terme. Il est possible que les sections de l’entente ne requièrent pas toutes le même niveau de spécificité. Par exemple, les modalités touchant les finances et l’entretien devraient être très précises, alors que l’utilisation du lieu et la programmation peuvent être définies de manière plus large, offrant ainsi une liberté de développement.
04. Attribution des rôles
Répartir les rôles et les responsabilités en fonction de l’expertise, des compétences et des ressources de chaque partenaire. Cela permettra de mettre en place une structure équilibrée pour aller de l’avant. S’assurer que l’entente reflète la compréhension des rôles.
05. Limites et indicateurs de succès
Intégrer les indicateurs de succès pour éviter toute complaisance dans la mise en œuvre de l’entente. Il est également crucial d’intégrer des limites (financement, temps consacré par le personnel, etc.) basées sur des attentes réalistes de ce que chaque partenaire peut offrir.
06. Indépendance et responsabilité
Intégrer des mesures qui garantissent la supervision du propriétaire et la responsabilité de l’exploitant ou du tiers, tout en laissant une marge de manœuvre pour que ces parties puissent évoluer dans leur rôle.