Fiche-conseils : Faites des nouveaux participants à vos activités de fidèles sympathisants
Un des buts de toute activité est de faire découvrir votre lieu du patrimoine et votre organisation à un nouveau public, en espérant y trouver de fidèles sympathisants, des donateurs et des bénévoles. Mais il faut plus que de l’espoir pour y arriver. Recruter de nouveaux donateurs exige de la planification, de l’efficacité dans la réalisation et un judicieux calendrier d’action.
Conseil 1 : Obtenez des adresses courriel
Les adresses courriel sont la clé pour communiquer avec vos nouveaux participants et sympathisants potentiels. Facebook et les sites Web conviennent bien aux communications de masse. Pour intégrer une personne dans l’organisation, il faut penser au courriel personnalisé.
Si votre activité exige une inscription, vous pouvez en profiter pour obtenir les adresses courriel. Sinon, vous devrez demander l’adresse dans le cadre d’une proposition de valeur. Les nouveaux participants ne sont pas d’emblée motivés à vous soutenir simplement parce qu’ils ont assisté à votre activité. Alors, que pouvez-vous leur offrir en échange de leurs coordonnées?
Vous pouvez essayer un prix de présence ou autre tirage lors de votre activité. Demandez une adresse courriel comme moyen de communication. Si une vente aux enchères fait partie de votre activité, demandez l’adresse courriel sur le formulaire d’enchère pour pouvoir communiquer avec l’offrant au cas où l’offre gagnante n’aboutirait pas.
Faites circuler des bénévoles pendant votre activité pour demander leur adresse courriel aux participants afin qu’ils reçoivent votre bulletin d’information ou des renseignements sur les activités futures. Encore une fois, vous offrez un avantage.
Conseil 2 : Préparez votre processus d’intégration des nouveaux venus à l’organisation
Vous avez déjà un pas de fait avec les nouvelles personnes qui ont participé à votre activité. Elles ont découvert votre lieu du patrimoine, elles ont vu un aspect de ce que vous faites et elles ont peut-être rencontré certains membres de votre organisation. C’est comme un premier rendez-vous. Maintenant, vous devez aller plus loin.
Ne laissez pas passer l’occasion : préparez à l’avance votre processus d’intégration des nouveaux venus.
Il faut commencer déjà lors de l’activité. S’il fallait s’y inscrire, vous savez déjà qui sont les nouveaux participants. Si les places étaient réservées, vous savez même où ils sont assis. Quoi qu’il en soit, demandez aux membres de votre conseil d’administration de circuler pendant l’activité pour se présenter aux nouveaux venus.
Planifiez le calendrier des courriels que vous enverrez à ces nouveaux participants et sympathisants potentiels dans les semaines suivantes. Prévoyez quelle information vous leur communiquerez au sujet de vos activités, comment vous la présenterez et comment vous les intéresserez à votre organisation.
Un processus d’intégration des nouveaux-venus devrait s’étendre sur six semaines à deux mois. Ne submergez pas vos nouveaux correspondants. Laissez au moins 10 jours entre les communications.
Conseil 3 : Battez le fer tant qu’il est chaud!
Le plus important à propos de votre première communication avec vos nouveaux participants et sympathisants potentiels, après votre activité, est de faire vite. Envoyez-leur votre premier courriel dans les 48 heures, pendant que leur souvenir de l’activité est encore frais.
Remerciez-les d’avoir participé et ainsi aidé au succès de l’activité. Rappelez-leur pourquoi vous avez organisé l’activité et ce qu’elle a apporté à votre lieu du patrimoine. Incluez une photo de l’activité, préférablement où ils se verront. Invitez-les à vous dire ce qu’ils ont pensé de la soirée. Ont-ils eu des discussions mémorables? Ont-ils des commentaires à vous communiquer? Ces commentaires pourraient vous indiquer quels aspects de vos activités les intéressent, et vous pouvez en tenir compte pour planifier vos courriels suivants.
Si vous avez le bonheur d’avoir accueilli tant de nouveaux participants à votre activité qu’il serait trop fastidieux d’adresser un courriel personnalisé à chacun d’eux, vous pouvez envoyer un courriel-circulaire comprenant plusieurs photos de l’activité. Mais il reste toujours plus efficace de personnaliser.
Ce premier courriel pourrait être l’occasion de tirer parti d’une expérience positive en encourageant le destinataire à revenir. Si vous demandez un prix d’entrée à votre lieu du patrimoine, vous pourriez offrir un laissez-passer à prix réduit pour sa prochaine visite. Et faites-en un laissez-passer pour deux personnes. Vous augmenterez la probabilité que votre destinataire l’utilise, accompagné d’un sympathisant potentiel de plus. Vous pouvez présenter votre offre comme suit :
« Nous avons été heureux de vous rencontrer, et nous espérons que vous reviendrez nous visiter bientôt. Nous vous offrons donc ce laissez-passer de faveur, pour vous et votre invité, avec tous nos compliments. »
Conseil 4 : Formulation du message – Retombées│Inspiration│Engagement
Dans vos messages, utilisez un langage qui exprime les retombées de votre action dans la collectivité, inspire à s’intéresser à votre lieu du patrimoine et encourage à s’engager auprès de votre organisation.
Racontez votre récit en photos et en vidéos, en limitant le texte au minimum. Insérez des liens à votre site Web et à vos médias sociaux où chacun peut trouver de plus amples renseignements ou d’autres récits sur ce que vous faites.
Tenez vos correspondants à jour sur votre lieu du patrimoine. Tentez de discerner ce qui les intéresse dans votre organisation – ce que vous faites qui les attire. Ensuite, modulez vos communications autour de ces thèmes.
Présentez des récits personnels sur les retombées de votre action dans votre collectivité :
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Votre lieu est-il un centre communautaire où les aînés, les jeunes ou les familles peuvent trouver des programmes?
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Offrez-vous un lieu de spectacle pour artistes émergents?
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Votre lieu du patrimoine est-il un moteur de l’économie, attirant des touristes et créant des emplois?
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Votre lieu du patrimoine tient-il une place importante dans l’histoire de votre collectivité?
Racontez des récits inspirants au sujet de bénévoles ou de donateurs qui ont changé la donne pour votre lieu du patrimoine.
Vous voulez que de nouvelles personnes s’engagent au sein de votre organisation, et vous voulez montrer à vos correspondants qu’eux aussi peuvent changer la donne. Assurez-vous donc qu’ils sont informés des activités à venir, surtout si elles sont gratuites. Vous pourriez organiser une visite spéciale ou une séance d’information pour les nouveaux participants et sympathisants potentiels – individuellement ou en groupe.
Conseil 5 : Appels à l’action
Rappelez-vous d’inclure des appels à l’action dans vos messages. Il ne s’agit pas seulement d’envoyer de l’information à vos correspondants. Il faut aussi les attirer à vous.
Fournissez-leur des liens à vos médias sociaux et à votre site Web. Invitez-les à s’abonner à vos bulletins, ou à signer une pétition – ce sont des appels à l’action.
Évidemment, demander un don est aussi un appel à l’action, mais ne le faites pas pendant le processus d’intégration. Cette période doit servir à mieux se connaître mutuellement, et non à demander de l’argent quand vous ne savez pas encore au juste pourquoi votre correspondant vous soutiendrait.
Profitez du processus pour écouter et découvrir ce qui motiverait vos correspondants à s’engager.
Au terme du processus d’intégration, vous pouvez passer à l’ultime appel à l’action : faites appel à eux lors d’une campagne de financement. Cependant, prenez en compte ce qu’ils vous ont dit. Si ce que vous faites dans votre lieu du patrimoine est plus important pour eux que votre histoire, demandez-leur d’appuyer un de vos programmes plutôt qu’un projet de restauration d’un bâtiment.
Conseil 6 : Gérez les attentes
Aussi enthousiasmant que ce soit d’accueillir des nouveaux venus dans votre organisation, rappelez-vous que ce n’est pas 100 % des nouveaux participants à une de vos activités qui deviendront vos sympathisants. Certains sont peut-être venus à votre activité avec un ami et n’ont aucune prédisposition à vous appuyer. Ne vous découragez pas pour autant. Conserver de 27 % à 33 % des nouveaux participants est un bon résultat.
Pour ceux dont vous faites des sympathisants, l’effort que vous consacrerez au processus d’intégration en vaudra la peine quand vous les verrez participer à la vie de votre organisation comme bénévoles ou donateurs. Qui sait, vous aurez peut-être accueilli un futur président de votre conseil d’administration ou un donateur majeur, voire un légateur.