Fiche-conseils : Les événements spéciaux
Les événements spéciaux peuvent être un excellent moyen dont les organisations peuvent se servir pour collecter des fonds, sensibiliser le public et constituer un bassin de bénévoles. Ils peuvent varier de grands à petits, de lave-autos à des tournois de golf en passant par des enchères de bienfaisance et des soupers de gala. Une planification et une exécution attentives sont essentielles pour s'assurer que votre organisation atteigne les objectifs qu'elle s'est fixés pour l'événement.
Vos principes fondamentaux
Évaluation du risque
La tenue d’un événement comporte des risques. Déterminer de tels risques, prévoir comment les affronter et décider ensuite si les bénéfices de la tenue de l’événement l’emportent sur les risques.
Le risque le plus important est de perdre de l’argent. Calculez tous les coûts inhérents – variables [proportionnels au nombre de personnes participant à l’événement, c.-à-d. le service de traiteur] et fixes [les coûts que vous devez payés peu importe le taux de participation, c.-à-d., location de la salle, documents promotionnels]. Déterminez si les revenus projetés les couvrent ou les dépassent.
Lisez les petits caractères des contrats de tous les fournisseurs et assurez-vous de comprendre ce à quoi précisément vous engagez votre organisation.
Assurez-vous de comprendre vos responsabilités en particulier lorsque de l’alcool est servi. Si votre organisation a une police d’assurance, vérifiez quelle en est la couverture pour ce qui des événements. Si vous n’avez pas d’assurances, évaluez si vous devrez vous en procurer.
Chemin critique
Établir un chemin critique vous aidera à gérer la logistique et à vous concentrer sur tout ce qui doit être fait pour faire de votre événement une réussite. Voici quelques étapes pour commencer.
- Énumérer vos objectifs principaux [c.-à-d., collecte de fonds et sensibilisation du public].
- Recruter votre équipe de bénévoles essentiels.
- Décider de la date et de l’endroit où se tiendra l’événement.
- Confirmer les éléments logistiques [c.-à-d., service de traiteur, location, son et mise en scène].
- Dresser un budget.
- Élaborer un plan de commandites/partenariats comprenant les coûts de réalisation.
- Élaborer un plan de marketing et de communication comprenant les coûts du matériel.
- Préparer un plan d’activités suivant l’événement [c.-à-d., remerciement aux participants, aux commanditaires et aux partenaires, aux bénévoles].
Élaboration d'un budget
Avoir un budget sain et réaliste et le respecter est la clé du succès financier de votre événement. Commencez en déterminant tous les coûts variables et fixes. Énumérez tous les revenus projetés de la vente des billets, des commandites et des partenariats, et des dons de biens et de services. Au moment d’établir le prix des billets, gardez à l’esprit les coûts à couvrir ainsi que ce que votre public cible peut se permettre.